Que vous soyez entrepreneur ou salarié, vous avez tout intérêt à gagner en productivité. Cela vous permettra de mieux gérer votre temps, de faire baisser votre stress et d’atteindre plus facilement vos objectifs. Mais pour y parvenir, il vous faut une méthode de productivité à la fois souple, efficace et facile à utiliser. Heureusement, un tel système existe : il s’appelle Zen to Done.

Mis au point par Leo Babauta (dont le blog, en anglais, se trouve ici), le Zen to Done – ou ZTD – est un ensemble de 10 habitudes simples à mettre en place. Celles-ci vous aideront à vous organiser, à simplifier votre vie et à réaliser vos objectifs.

Notez que Zen To Done (ZTD) est une amélioration d’un autre système, le « Getting Things Done » (GTD) de David Allen.

ZTD a l’avantage d’être plus concret, plus structuré et davantage centré sur l’action que GTD.

Comment faire pour appliquer le Zen to Done ?

Ce n’est pas compliqué : vous allez mettre en place une à une les 10 habitudes de la méthode, afin de gagner en productivité et d’accomplir tous vos objectifs sans stress.

Leo Babauta vous recommande en effet de choisir une habitude à la fois et de vous concentrer sur elle pendant 30 jours. Ensuite, vous passerez à la suivante.

Cela rend l’apprentissage et l’application de Zen To Done beaucoup plus facile et pérenne.

Voici les 10 habitudes du ZTD :

Nous allons détailler ci-dessous chacune de ces habitudes :

Habitude Zen to Done #1 : Collectez

Emportez un outil de saisie avec vous en permanence, où que vous alliez.

Il peut s’agir d’un petit ordinateur portable, d’un carnet, d’une appli de mémo sur votre smartphone ou de tout autre dispositif qui vous convient.

Vous allez y noter les tâches, projets, idées ou tout autre élément utile qui vous passe par la tête et qu’il serait bon de retenir.

C’est un point crucial : en notant immédiatement les choses dont vous devriez vous souvenir, vous allégerez considérablement votre esprit. Au lieu de tourner dessus en boucle, vous pourrez vous en décharger immédiatement et vous concentrer à nouveau sur la tâche que vous faites en ce moment… Ou sur l’instant de loisir à savourer, si vous êtes dans votre temps libre.

Les éléments clés de cette habitude sont les suivants :

  • emportez votre outil de saisie avec vous partout où vous allez,
  • notez les idées, choses à faire, etc. avant de les oublier,
  • reportez ces notes dans votre To-Do list (ou liste de choses à faire) lorsque vous rentrez chez vous ou au bureau.

(Pour la suite, notez bien que votre « outil de saisie » est l’un de vos « points d’entrée »).

Habitude Zen to Done #2 : Gérez les éléments de vos points d’entrée

Zen to Done - Les points d'entrée
Zen to Done – Gérer les points d’entrée

Limitez les points d’entrée

Leo (le créateur du système Zen To Done) appelle « point d’entrée » (Inbox) tout endroit où vous vérifiez vos messages ou listez les informations entrantes.

La première chose à faire est de minimiser vos points d’entrée. Pour ce faire :

  • Listez vos points d’entrée,
  • Évaluez chacun d’eux et prenez les décisions en conséquence : vous apportent-ils tous de la valeur ? Est-il possible d’en combiner ou d’en éliminer certains ?
  • Si vous avez plusieurs adresses e-mail, vous pouvez envisager de toutes les rediriger vers une seule d’entre elles.
  • Limitez aussi le nombre de messageries et de réseaux sociaux : concentrez-vous sur les plus utiles et demandez à vos collaborateurs de vous rejoindre sur ceux-là.

Limitez les consultations

Ensuite, définissez un ou deux moments dans la journée pour consulter vos points d’entrée.

Certains points d’entrée nécessiteront peut-être d’être examinés plus souvent (messagerie collaborative, etc.) Dans ce cas, limitez ces moments de consultation autant que possible.

C’est fou le temps que l’on peut perdre à vérifier nos notifications et messageries !

Vous verrez que le simple fait de couper les notifications de votre smartphone ou de laisser votre boîte mail fermée la plupart du temps va vous faire gagner en zen et en productivité !

Gérez les éléments

Traitez un à un les éléments de votre point d’entrée. Vous allez prendre des décisions immédiates au fur et à mesure que vous avancez :

  • Déléguer ou transférer l’élément. Bonne chose à faire si vous n’êtes pas la meilleure personne pour le traiter.
  • Le gérer immédiatement. C’est la bonne chose à faire si vous pouvez réaliser l’action en 2 minutes ou moins.
  • Le classer. Bonne chose à faire si c’est vous avez besoin de le conserver comme référence.
  • L’ajouter à votre To-Do list (ou l’inscrire dans votre calendrier) pour le faire plus tard.
  • Le supprimer. Bonne chose à faire si aucune des décisions précédentes ne s’applique.

Gérez TOUS les éléments, jusqu’à ce que votre point d’entrée soit vide.

Évitez toujours de laisser quoi que ce soit traîner dans vos points d’entrée ou boîtes de réception.

Des points d’entrée « propres » vous aideront à y voir clair et ça participe au côté « zen » du système ZTD.

Habitude Zen to Done #3 : Planifiez

Choisissez un bon outil de planification

Sur ce point, il y a essentiellement deux écoles :

  • Le bullet journal. Au format papier, c’est un carnet qui rassemble toutes vos To-Do list.
  • L’application sur smartphone. Les outils numériques pour gérer les To-Do list sont nombreux et performants.

C’est à vous de choisir ce qui vous convient le mieux, en fonction de votre personnalité et de vos habitudes.

Listez vos tâches

Au début de chaque semaine, dressez la liste de toutes vos grandes tâches à accomplir. Ces 3 à 6 tâches prioritaires doivent être planifiées en premier.

Puis chaque matin, créez une liste de 1 à 3 tâches. Typiquement, il peut s’agir d’une tâche prioritaire de la semaine et de quelques autres tâches importantes.

Accomplissez les tâches

Commencez par les tâches les plus contraignantes, celles qui vous demandent le plus d’effort. C’est un bon moyen de vous assurer qu’elles seront exécutées. Et surtout, cela va vous permettre d’avoir plus rapidement l’esprit tranquille !

Pensez Zen…

Habitude Zen to Done #4 : Faites une chose à la fois sans distractions

Zen to Done - Zéro distraction
Éliminez les distractions

Lorsque vous choisissez une tâche à accomplir dans votre To-Do List, vous devez vous y tenir et la mener d’une traite jusqu’au bout, ou jusqu’à la fin d’une durée déterminée (par exemple 25 minutes, si vous utilisez en parallèle la méthode Pomodoro).

Avant de commencer une nouvelle tâche, désencombrez votre bureau et éliminez toutes les distractions :

  • Coupez les notifications de votre smartphone
  • Fermez la porte de votre bureau si possible
  • Fermez votre boîte de réception
  • Fermez votre navigateur Internet

Vous allez vous focaliser uniquement sur la tâche que vous avez choisie du début à la fin.

Vous allez voir que c’est une excellente manière de gagner en productivité. C’est également un bon moyen de mesurer la durée réelle que vous mettez pour accomplir vos tâches.

En cas d’interruption extérieure, notez où vous en êtes avant de répondre. Puis évaluez l’urgence de la demande. Si possible, reportez la demande et consacrez-vous à nouveau à votre tâche jusqu’à son accomplissement.

Habitude Zen to Done #5 : Système simple et fiable

Vos points d’entrée et vos To-Do lists suffisent amplement à propulser votre productivité !

Ne vous laissez pas distraire par les outils et ne cherchez pas à créer des systèmes compliqués. En effet, ceux-ci peuvent vite se transformer eux-même en distraction…

Pour rester efficace, vous devrez donc rester concentré sur le « faire ».

Pour prioriser vos objectifs, vous pouvez placer vos tâches dans une série de listes de contextes, telles que les suivantes :

  • Travail : pour tout ce qui concerne le travail
  • Achats : Listes de courses, Wishlists, etc.
  • Personnel : tout ce qui relève de votre vie personnelle
  • Plus tard / Peut-être : pour toutes ces choses que vous ne voulez ou ne pouvez pas faire dans l’immédiat, mais que vous aimeriez accomplir ou vérifier plus tard.

Restez simple dans vos listes. Vous avez besoin uniquement de :

  • Une liste pour chaque contexte (à usage quotidien)
  • Une liste de projets à réviser chaque jour ou chaque semaine.

Ce suivi va vous permettre de rester très clair dans vos objectifs et ce que vous avez à traiter.

Essayez de réserver le matin pour accomplir les tâches importantes et laissez les tâches secondaires pour l’après-midi (il faut bien avancer, même sur les petites tracasseries administratives et autres).

Habitude Zen to Done #6 : Tout à sa place

Espace de travail organisé
ZDT : tout objet doit avoir une place

Deux règles simples suffisent pour parfaitement organiser votre environnement (de travail ou autre) :

  • Tout ce que vous possédez doit avoir une place où le ranger,
  • Quand vous avez fini d’utiliser un objet, remettez-le à sa place.

Créez un système de classement simple, aussi bien pour vos fichiers physiques que numériques. Cela vous permettra de ranger rapidement et au bon endroit tous les documents dont vous aurez besoin plus tard.

Mettre les choses à leur place, immédiatement, est une habitude à prendre. Elle vous fera gagner un temps précieux sur la durée.

Développez cette habitude comme les autres, sur 30 jours, et vous verrez rapidement la différence.

Là encore, vous constaterez les effets « zen » de cette habitude : un plan de travail clean et minimaliste à tout moment… Et l’esprit plus tranquille !

Habitude Zen to Done #7 : Point hebdomadaire

Zen To Done va aussi vous aider à atteindre vos objectifs à long terme.

Pour cela, vous allez devoir prendre le temps de réfléchir à vos buts essentiels à atteindre. Une fois cette liste d’objectifs à long terme réalisée, choisissez-en 1 à 3 que vous allez essayer d’atteindre cette année.

Attention à bien rester réaliste. Ne vous surchargez-pas afin de bien rester concentré.

Pour chaque objectif à long terme que vous choisissez d’atteindre, définissez un objectif à moyen terme qui vous rapproche de l’objectif à long terme. Cet objectif à moyen terme viendra s’ajouter à une liste d’objectifs trimestrielle.

Enfin, choisissez un objectif à court terme que vous pouvez atteindre au cours de la semaine prochaine. Celui-ci devra vous rapprocher de votre objectif à moyen terme.

Une fois ceci fait, l’examen hebdomadaire de chaque semaine va vite se transformer en examen des progrès accomplis dans la réalisation de vos objectifs.

Cette méthode vous aide vraiment à rester concentré sur vos grands buts dans la vie et à progresser dans leur réalisation.

Lors de votre point hebdomadaire, passez aussi en revue vos différents points d’entrée et mettez à jour vos tâches importantes et secondaires.

C’est l’occasion de planifier la semaine à venir, mais aussi de vous remettre en tête tous les éléments importants à ne pas oublier.

Habitude Zen to Done #8 : Éliminez le superflu

Vous serez beaucoup plus efficace si vous vous concentrez sur l’essentiel.

Passez régulièrement en revue vos listes de tâches et d’objectifs. Essayez de les simplifier et d’éliminer tout ce qui peut l’être.

Certaines tâches vous demandent beaucoup de temps et ne vous rapportent pas grand-chose. Si vous pouvez vous en passer, supprimez-les.

De même, limitez vos réseaux sociaux et autres flux d’informations entrantes. Les messageries et médias sociaux demandent qu’on leur consacre beaucoup de temps. Tous ne sont pas aussi performants ni pertinents. Prenez le temps de faire le point et limitez-vous à ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Enfin, assurez-vous que vos projets et tâches correspondent bien à vos objectifs annuels et trimestriels.
On fait un pas de plus dans l’esprit zen et minimaliste du Zen To Done !

Habitude Zen to Done #9 : Mettez en place des routines

Routines Yoga
Mettre en place une routine matinale

Dans la lignée de l’habitude précédente, vous allez continuer d’analyser vos tâches à accomplir.

Certaines reviennent régulièrement et peuvent être automatisées. Repérez-les et réfléchissez au moyen de les améliorer. Il peut s’agir d’un nouveau process, d’une routine précise qui vous fera gagner du temps à chaque fois (et/ou éviter les erreurs), d’une application qui vous permettra d’en réduire le temps de traitement…

De plus, vous allez pouvoir mettre en place des routines dans votre quotidien, qui vous aideront à vous sentir mieux et à devenir plus performant.

Par exemple, une routine matinale (inspirée des fameuses « morning routines » et autres « miracle morning ») peut vous aider à démarrer la journée de manière agréable et dynamique. Une telle routine pourrait inclure :

  • Du jogging,
  • Un petit-déjeuner simple et équilibré,
  • De la méditation,
  • Le traitement de vos points d’entrée et de vos tâches à accomplir pour la journée.

Certains adoptent aussi une routine du soir et des routines hebdomadaires (tel jour pour le sport, tel jour pour les courses, etc.)

Habitude Zen to Done #10 – Trouvez votre passion

Essayez de nouvelles choses et apprenez à mieux vous connaître ! Très peu de personnes font un travail qui les passionnent réellement (sauf les freelances, peut-être ?).

En explorant régulièrement des pistes inédites et en écoutant votre sensibilité, vous allez découvrir ce pourquoi vous êtes fait.

Si cette habitude arrive en dernier, c’est parce qu’elle est pratiquement impossible à réaliser quand on est tous les jours submergé par le travail et par le stress.

Grâce à la méthode Zen To Done, vous allez pouvoir dégager du temps pour vous et apprendre à mieux connaître vos envies profondes ! Ainsi, pendant 30 jours, essayez de trouver quelle est votre passion numéro 1, celle qui compte réellement pour vous.

Il vous suffira ensuite de la prendre en compte dans vos objectifs à long terme.

ZTD va vous aider à progresser dans cette passion et peut-être même à en vivre un jour !

Zen To Done en freelance
Zen To Done productivité

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