Freelance : gagner en productivité en optimisant son temps de travail

Travailler de chez soi n’est pas toujours facile ! On peut vite se laisser distraire, se laisser dépasser par les tâches ménagères ou même manquer de motivation… Comment allier vie personnelle et vie professionnelle tout en optimisant au mieux son temps de travail freelance pour gagner en productivité ? C’est une question qui pourrait mener à un long débat car chaque personne est différente et chacun peut voir midi à sa porte…

J’ai testé de nombreuses « recettes » depuis que je travaille de la maison, certaines n’ont pas été efficaces, c’est le moins que l’on puisse dire ! À présent, j’ai trouvé ma vitesse de croisière grâce à un cocktail de méthodes et d’outils que je souhaite partager avec vous !

Ingrédient n°1 : Tenir un emploi du temps

La première des choses à faire est de tenir un emploi du temps pour recenser vos RDV, vos tâches et vos impératifs. J’ai tout essayé : les applications spécialisées, le calendrier de mon iPhone etc… Et j’en suis revenue au bon vieux semainier papier qui ne me quitte plus… Je l’ai toujours à portée de main dans mon sac à main ou à côté de mon ordinateur. Grâce à lui, je visualise ma semaine en un coup d’œil, je « grise » ou « hachure » les créneaux horaires et jours où je suis indisponible – comme les heures où je m’occupe des enfants – ou mes jours où je ne suis pas sensée travailler – comme le week-end par exemple…

Par conséquent, je visualise rapidement mes journées et créneaux destinés à mon activité de freelance. À partir de là, je peux envisager la répartition de mon travail en fonction de mes « dead-line », de mes clients et de mes projets tout en privilégiant les priorités.

Jusque là vous pourriez vous dire que c’est logique et banal mais avez-vous déjà tenu ce genre de planning ? Vous verrez que c’est la base pour se fixer des objectifs et être efficace car sans encadrement on peut vite se laisser aller.

Je considère mon planning hebdomadaire comme un challenge et j’essaye d’atteindre mon but. C’est la clé pour développer votre « mini entreprise » et la faire grandir. Toutefois, il y a un hic : la réalité ne reflète pas toujours le prévisionnel…

Ingrédient n°2 : Traquer son temps de travail

En effet, en freelance comme en entreprise, on n’est pas à l’abri de surprises et d’imprévus. Pour ma part, mes journées sont souvent ponctuées d’aléas qui modifient mon prévisionnel et les objectifs que je m’étais fixés pour être productive (dans ce fameux planning papier dont je vous ai parlé ci-dessus).

J’ai donc cherché et essayé de nombreuses solutions pour traquer le temps effectivement travaillé dans une journée et de préférence par tâches et par projets… Au début, j’ai tenu un document papier qui recensait les tâches réalisées dans la journée mais cette méthode était fastidieuse et généralement éphémère car au bout d’un certain temps on oublie de noter et on ne sait plus vraiment combien de temps on a passé sur tel ou tel projet. Le résultat est donc trop approximatif et n’a pas de valeur.

Je me suis alors tournée vers l’AppStore et honnêtement au bout d’une dizaine de tests j’ai enfin trouvé l’application de bureau idéale, il s’agit de Daily. Je la conseille vraiment aux freelances qui travaillent toute la journée sur leur ordinateur (Mac uniquement) ! Ce genre d’appli est généralement payante et celle-ci m’a coûté moins de 7€…

Son fonctionnement est très simple : une fois installée, un petit icône vient se positionner à côté de celui du wifi dans le bandeau supérieur de l’écran. À intervalles réguliers – que vous pourrez définir dans les réglages de l’appli – une discrète pop-up apparaîtra pour vous demander ce que vous êtes en train de faire, vous pourrez saisir votre nouvelle tâche ou la choisir dans le menu déroulant si celle-ci a déjà été recensée. Si vous quittez votre poste pour déjeuner ou pour un RDV, à votre retour l’appli vous demandera « que faisiez-vous durant ces deux dernières heures ? » (ça me rappelle mon ancien directeur…).

Bref, vous rendrez des comptes à vous-même ! Ensuite, vous pourrez visualiser l’historique de la journée, de la semaine et du mois ! Les temps s’additionnent par tâches/projets et vous pourrez enfin calculer votre rentabilité et productivité. Mais surtout, ce que je trouve intéressant c’est que l’on peut avoir une vision objective sur le temps passé réellement à travailler et pouvoir envisager des corrections pour s’améliorer. De plus, ce n’est pas contraignant du tout…

Ingrédient n°3 : Utiliser la méthode du Batching.

Après avoir créé mon emploi du temps et traqué mon temps, j’organise mes journées en fonction des tâches et non en fonction de mes clients, je les regroupe par thème et je les effectue à la « chaîne » ou par lot : c’est le principe du batching.

Selon les travaux à exécuter, ces lots peuvent être effectués une fois par semaine, deux fois par mois, une fois par jour etc. De même lorsque je rends visite à mes clients, je réunis mes rendez-vous et bloque une seule journée par semaine ou par mois selon les demandes. Avec le batching, je gagne en temps, en concentration et en productivité. Je n’ai pas réellement compté mais j’estime le gain de temps entre 45 minutes à 1 heure par jour !

Ingrédient n°4 : Automatiser certaines tâches récurrentes

L’automatisation des tâches est certainement la méthode la plus efficace pour gagner en productivité. Pour mon activité de freelance web, j’ai mis en place de nombreuses templates / frameworks prêts à être modifiés et utilisés pour un nouveau client.

La comptabilité freelance se prête bien à l’automatisation… J’ai donc créé des templates de devis, de factures, de livres des recettes et des dépenses dont je me sers à chaque nouveau client/projet.

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Ensuite, il y a beaucoup de choses à expliquer à mes clients lorsque je leur livre leur nouveau site web et que je dois les former à WordPress, alors, j’ai créé des tutos PDF pour des tâches communes à tous les sites : je gagne alors du temps lors de ma visite et cela évite que le client me téléphone parce qu’il ne se souvient plus de ce qu’il faut faire !

Bref, je suis sûre que vous automatisez déjà un bon nombre de tâches mais n’hésitez pas à perdre un peu de temps pour créer davantage de templates qui vous aideront dans votre travail quotidien !

Ingrédient n°5 : Éviter toutes distractions pour gagner en productivité

Ah les distractions ! C’est tellement tentant quand on travaille de la maison ! Discuter 5 minutes avec la factrice, répondre à l’appel téléphonique de la copine sous prétexte que ça fait « un bail », entendre la petite notification push de FB ou Twitter et ne pas s’empêcher de regarder et d’y répondre, sans oublier sa boîte mail qui se manifeste à chaque réception ou bien la tentation d’aller déjeuner avec des amis « aller, viens avec nous, il faut se détendre un peu » !

Bref, c’est tentant mais tellement contre-productif ! Au secours… moi j’ai dis stop à tout. Je suis même tentée de mettre mon téléphone en mode avion quand il faut que je reste concentrée ! Depuis, je suis bien plus efficace et je ne regrette pas… Et vous vous vous laisser distraire facilement ?

Pour conclure…

L’optimisation de votre temps de travail freelance est primordiale pour gagner en productivité. Tous les moyens sont permis pour utiliser à bon escient le temps alloué à son activité, que vous travaillez dans le web ou dans tout autre domaine. Il est alors fortement recommandé de mettre en place un cadre de travail efficace en faisant appel à des méthodes et des outils qui ont fait leurs preuves. Et vous ? Avez-vous des méthodes efficaces à partager pour améliorer son activité de freelance ?