Habemoos : une plateforme pour la gestion de votre activité freelance

Habemoos (ou <habemoos) permet de faciliter la gestion et la comptabilité de votre activité de freelance.

Cet outil en ligne s’érige comme l’un des plus complets des versions gratuites du marché.

Devis, facturation, suivi des projets clients ou encore gestion de vos relevés d’heures ou de vos notes de frais, tout cela est accessible en quelques clics et sans limitation.

Je vous propose de découvrir cet outil pratique et ludique, pensé par des freelances et conçu pour des freelances.

1 – Habemoos : une plateforme gratuite qui s’adresse aux freelances

<habemoos a été créé par un consultant indépendant avec pour souhait de faciliter ses tâches de gestion quotidiennes. Durant son activité, il prend en effet conscience que la création ou le suivi des devis et factures n’est pas une tâche si évidente qu’elle n’y paraît.

D’ailleurs, les freelances manquent de formation sur la gestion comptable d’une entreprise – aussi petite soit-elle – ou d’organisation pour la mener à bien.

Et même en étant micro-entrepreneur et en bénéficiant d’une comptabilité allégée, la minutie doit être au rendez-vous. Ne serait-ce que pour se « faire la main » en vue d’un développement futur (changement de statut par exemple).

Si vous êtes freelance, vous le savez : vous êtes passionnés par votre activité professionnelle et vous vous investissez à fond pour la développer au quotidien.

Mais il est si facile de manquer de rigueur par simple manque de temps ou parce que nous ne disposons pas d’outils pratiques et efficaces pour effectuer notre comptabilité…

Justement, <habemoos est un outil gratuit pensé par un fondateur qui connaît bien les préoccupations des freelances.

2 – Freelance en micro-entreprise : les obligations comptables

Si vous êtes freelance en micro-entreprise, vous n’avez certainement pas été formé à la gestion comptable de votre activité.

Bien que ce régime mette en avant la simplification de cette tâche, elle reste tout de même à prendre en considération dans votre organisation pour éviter des erreurs ou oublis.

En tant que micro-entreprise, vous devez tenir un livre de recettes et un livre de dépenses.

Vous devez alors répertorier de manière distincte l’ensemble de vos factures et de vos achats en lien avec votre activité. Et ce, même si les dépenses ne peuvent pas être déduites de votre chiffre d’affaires.

Sur vos factures, document comptable contractuel, vous devez penser à mentionner diverses données :

• La référence de la facture suivant un ordre chronologique
• La date d’émission de la facture
• Vos coordonnées professionnelles, votre numéro Siret
• Les coordonnées de votre client, son numéro Siret
• L’objet de votre mission et le détail de votre mission
• Votre tarif précisé en Hors Taxes du fait de ce régime et les modalités de paiement
• L’ajout de la mention légale obligatoire : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Ces diverses informations à préciser pour rendre conforme votre facture peuvent au départ paraître complexes à mettre en page et ordonner.

L’autre complexité de la gestion de la comptabilité en tant que micro-entreprise peut être l’envoi et la validation de vos devis, le suivi des paiements effectués ou encore en attente par vos clients, le moment de faire vos comptes pour votre déclaration trimestrielle à l’Urssaf, etc.

Grâce aux fonctionnalités spécifiques offertes par des logiciels comme <habemoos, ces tâches deviennent alors plus intuitives, plus ludiques et plus pratiques, mais surtout, vous gagnez du temps !

3 – Les fonctionnalités de la plateforme Habemoos

Habemoos offre de multiples fonctionnalités, toutes regroupées au même endroit. Je n’ai pas encore eu l’occasion de tout tester mais j’ai fait un tour du propriétaire et je vous propose un état des lieux dans ses grandes lignes :

• La gestion des clients : c’est une fonctionnalité intéressante qui permet de créer votre liste de clients en amont. C’est idéal pour gagner du temps lors de la facturation ou de l’émission d’un devis. Mais aussi, cet onglet « clients » constituera un cardex que vous pourrez utiliser lors de vos prospections par email ciblées.
• La gestion de projets et compte-rendus d’activité : vous pouvez créer des projets au sein même de la plateforme. Cet onglet permet d’attribuer des clients, un nom au projet, un tarif journalier, un délai etc. C’est grâce à cet onglet que vous pourrez affiner les comptes rendus d’activité (calendrier d’activité multi-clients).
• La gestion des devis et des factures : c’est certainement le minimum attendu de ce type de logiciel… Pouvoir émettre des factures et des devis. Une fois que vous aurez créé le client, vous pourrez créer un devis ou une facture. Le numéro de devis ou de facture est préfixé et vous pourrez définir la date d’émission et de validité. L’outil est intuitif et simple à faire fonctionner.
• La gestion des notes de frais et des règlements : selon votre statut, vous aurez besoin de tenir une liste de notes de frais afin de les déduire de votre comptabilité (SASU, EI, EIRL etc.). Chaque dépense pourra être affectée à un client/mission, vous saisirez la date et le mode de règlement. C’est idéal pour enregistrer vos frais kilométriques ou vos déjeuners d’affaire. Quant à l’onglet règlement, il permet de voir en un coup d’œil les factures qui ont été réglées et celles en attente.

4 – Habemoos : comment ça marche ?

Vous allez voir qu’il est très simple d’utiliser cette plateforme. Elle est très intuitive et ne demande pas de prise en main particulière, c’est son point fort.

4.1 – Connexion et premiers paramétrages

Tout d’abord, vous devrez renseigner un simple formulaire pour créer votre compte sur Habemoos.

Une fois votre inscription confirmée par e-mail, vous pourrez vous connecter avec votre identifiant et mot de passe.

Lors de votre première connexion, profitez-en pour effectuer les paramétrages de base afin de gagner du temps par la suite (gestion de devis, factures et autres documents).

Dans un premier temps, vous allez paramétrer votre profil de freelance en indiquant vos coordonnées, votre statut légal, votre numéro Siret et toutes autres informations requises dans les cases à remplir à cet effet.

Vous pourrez saisir votre numéro de TVA intracommunautaire si vous êtes assujetti, et même ajouter votre logo afin de personnaliser vos documents comptables.

Dans un second temps, profitez de ce moment dédié aux paramétrages pour ajouter les comptes de vos clients (onglet Clients > Ajouter un client dans le bandeau latéral de gauche).

Une fois vos comptes clients configurés, la création de vos devis, factures, relevés d’heures ou rapports d’activité sera par la suite automatisée et gage d’un précieux gain de temps.

4.2 – Automatisation de la création de vos devis et factures

En ayant préalablement configuré votre compte de freelance et ceux de vos clients, vous pourrez créer des devis, des factures, des relevés d’heures ou encore des notes de frais en toute simplicité.

La mise en page reste harmonieuse, vous avez simplement à saisir les informations concernant votre mission en cours.

Les devis et factures sont personnalisables jusqu’à leur dénomination en passant par la taille de votre logo.

Lorsque vous apercevez cet écran pré-rempli, vous pouvez librement réécrire les informations afin de mettre en avant des informations propres à votre entreprise.

Par exemple, pour une facture, vous remplacez le « INV » (de l’anglais « invoice ») par « FAC » et vous pouvez ajouter le sigle de votre entreprise ou vos initiales.

4.3 – La gestion de vos relevés d’heures

Si vous utilisez les relevés d’heures pour votre activité, vous allez apprécier cette fonction d’<habemoos.

Vous aurez accès à des rapports selon les périodes que vous souhaitez visualiser.

Une fonction qui vous aide à gérer votre temps, évaluer votre rentabilité et votre productivité et aussi vous rendre compte si votre tarif correspond bien à votre prévisionnel de volume d’heures.

Aussi, votre relevé d’heures peut être validé par vos clients en leur envoyant une alerte pour qu’ils se connectent à la plateforme <habemoos et approuvent les données partagées. De quoi ensuite pouvoir être plus serein lors de l’envoi de la facture !

4.4 – Votre tableau de bord pour suivre l’avancement de vos missions

Le tableau de bord est la page d’atterrissage suite à chaque connexion sur votre compte freelance <habemoos.

Sa présentation a été étudiée pour mettre en exergue les principales données en lien avec votre activité et offrir un maximum de clarté.

Par exemple, sur la barre horizontale en haut de page, vous apercevez le suivi de votre chiffre d’affaires. En dessous, place au suivi plus détaillé de vos devis ou factures. Cette partie est agrémentée d’un code couleur pour apercevoir rapidement les devis acceptés, les éventuels refus ainsi que les factures réglées ou en attente de paiement.

Enfin, à droite apparaît le détail des documents, avec sur la capture d’écran ci-dessus, un exemple de facture personnalisée.

Pour aller plus loin, le bandeau latéral de gauche regroupe l’ensemble des autres fonctionnalités (clients, projets, timesheets, devis, factures, règlements, articles, notes de frais, rapports).

4.5 – Aperçu et état des documents récents échangés avec vos clients

Pour suivre plus précisément l’état de vos documents commerciaux récents, cette présentation encore plus détaillée et au code couleur toujours aussi pratique est aussi visible sur le tableau de bord.

Le vert représente ce qui est validé, le rouge les refus ou paiements en attente, en gris les brouillons que vous aviez préparés mais pas encore envoyé à vos clients.

La synthèse de ces documents à votre droite permet de voir vos impayés par exemple et d’aisément effectuer vos relances.

4.6 – L’édition de vos rapports d’activité

La fonction « Rapports » du bandeau latéral gauche vous redirige vers vos ventes ou vos notes de frais. Vous avez le choix entre différentes périodes de temps (depuis votre création, depuis 1 an, 6 mois, 3 mois, pour le mois en cours, l’année précédente, ….).

Une fonction pratique et rapide pour évaluer le développement de votre activité et plus encore. Vous disposez ici d’un large choix pour éditer vos rapports d’activité :

• Rapports de facturation
• Rapports d’impayés
• Rapports des paiements reçus
• Rapports des devis
• Rapports par client

Des graphiques sont aussi mis à votre disposition pour un aperçu encore plus visuel de vos encaissements, de votre volume d’heures travaillées par mois …

Le logiciel de compta gratuit pour les freelances <habemoos, c’est aussi :

• la fonction notes de frais « ultra personnalisable »,
• la possibilité offerte à vos clients de valider vos documents commerciaux par signature électronique en ligne sur la plateforme,
• la possibilité d’utiliser cet outil en anglais si vous le préférez ou en avez besoin.

5 – En conclusion : <habemoos est un outil de gestion gratuit et sans limitation !

Pourquoi préférer <habemoos à une autre solution de gestion disponible sur le marché ? Disons qu’avec cette plateforme, vous disposez de toutes les fonctionnalités indispensables pour votre activité de freelance. Mais ce qui est très rare pour ce genre de logiciel de comptabilité, c’est qu’il n’y a pas de limitation ni de frais.

La plupart des plateformes gratuites vous limitent, en effet, en nombre de factures ou nombre de comptes clients, par exemple. Avec <habemoos, ce n’est pas le cas.

De même, vous n’êtes pas contraint de mentionner « <habemoos » sur vos documents. Vous pourrez l’utiliser en toute transparence sans payer pour supprimer le crédit.

Enfin, <habemoos s’adresse non seulement aux micro-entrepreneurs, mais également aux indépendants d’autres statuts (EURL, SASU, SARL, SAS, …).

Si votre activité est amenée à se développer, vous pourrez alors toujours compter sur cet outil.

Si vous êtes acteur du web, cet outil de gestion devrait vous sembler familier. Son back-office reste clair pour avoir accès aux fonctions les plus utiles pour les indépendants.

N’hésitez pas à visiter le site officiel et évaluer par vous-même ses capacités et fonctionnalités.