Si vous êtes freelance / micro-entrepreneur / auto-entrepreneur, vous n’êtes pas sans savoir que vous avez des devoirs en terme de comptabilité. Même si ce statut ne nous oblige pas à faire appel à un comptable, il y a un minimum à faire : conserver et classer les devis et les factures mais aussi les retracer dans un LIVRE DES RECETTES.

En tant qu’indépendant, nous sommes donc dans l’obligation légale de tenir un Livre des Recettes. Cette obligation n’est finalement pas idiote puisqu’elle permet de voir quelle facture a été payée, à quelle date et surtout de suivre la progression du chiffre d’affaires de mois en mois et d’année en année… De plus, ce livre des recettes est très utile pour effectuer la déclaration trimestrielle ou mensuelle des cotisations auprès des organismes comme l’URSAFF.

Ce livre de recettes est obligatoire mais il peut-être tenu manuellement (à l’ancienne quoi : sur du papier, dans un classeur) ou informatiquement et c’est justement là le but de mon article : j’ai étudié un fichier NUMBERS hyper efficace et presque ludique pour retracer son chiffre d’affaires et se sentir super motivé dans la croissance de son activité.


En fin de cet article, vous pourrez télécharger le fichier Numbers prêt à l'emploi - MAJ Fév 2018 (+ la version EXCEL)

Comptabilité freelance et AE : comment créer et tenir un livre des recettes

Numbers Quésaco ?

Numbers est un tableur vous permettant de créer des feuilles de calculs, souvent sous-estimé ou mal-aimé pour la simple et bonne raison qu’on à « tous » débuté sur PC et utilisé Excel… Mais voilà, quand vous passez à un environnement Apple, il faut s’y faire et apprivoiser Numbers…

 

Quels sont les avantages d’un livre des recettes sous Numbers ?

En effet, vous pourriez télécharger le document officiel proposé par le service public au format PDF… mais bonjour l’angoisse ! Ou bien, vous pouvez créer un tableau « intelligent » sous Numbers qui récapitule toutes les informations légales et obligatoires, à savoir :

  • le montant et l’origine des recettes,
  • le mode de règlement (chèque, espèces, virement etc…),
  • la référence des factures.

 

Les avantages de Numbers sont que l’on peut automatiser certaines actions très facilement et que l’on peut créer un « menu local » en un rien de temps. De ce fait, votre comptabilité deviendra un jeu d’enfant et très ludique.

 

Comment le livre de recettes au format Numbers fonctionne-t-il ?

Livre de recettes pour comptabilité AE - sous numbers

Vous pouvez tout à fait réaliser le même type de tableau sous Excel ou Numbers mais voici celui que je vous propose en téléchargement :

Le fichier est composé de 3 tableaux : le premier listant chaque encaissement, le deuxième récapitulant le CA trimestriel et le troisième représentant la répartition de votre chiffre d’affaires.

  1. Vous saisissez la date d’émission de votre facture (colonne A)
  2. Vous saisissez le libellé comme « client x » ou bien « création de logo » ou encore « maintenance site web » (colonne B)
  3. Vous saisissez le numéro de votre facture (colonne C)
  4. Vous saisissez le montant de votre facture (colonne D)
  5. Une fois que vous recevez votre paiement, vous sélectionnez le mode de règlement grâce au menu local qui se trouve dans les cellules appropriées (chèque / espèces / virement / non reçu) (colonne E). Par défaut, la cellule est positionnée sur « Non Reçu », ce qui équivaut à un « Montant CA Total » (colonne G) égal à zéro.
  6. Vous pouvez également saisir la date de règlement. (colonne F)
  7. La colonne G se remplira donc automatiquement dès que vous aurez choisi votre mode de règlement dans le menu local de la colonne E.
  8. Ensuite, ces montants s’additionneront dans le total du mois puis sera reporté dans le total trimestriel qui vous permettra d’effectuer votre déclaration URSAFF…
  9. Vous pourrez alors choisir votre taux de charge dans le menu déroulant (taux réduit / taux plein etc)
  10. Attention, en fonction de votre statut et de votre activité, ce taux peut changer, veillez à contrôler les cellules qui contiennent les formules.
  11. La colonne « CA NET » est à titre indicatif et soustrait vos charges de votre CA afin d’avoir un aperçu plus proche de ce que vous toucherez au final…
  12. Vous pouvez même saisir vos frais dans la colonne « Frais engendrés… » mais notez bien que cela ne sera jamais déductible (statut Micro/Auto), c’est juste à titre indicatif.
  13. La dernière colonne fait simplement état du revenu mensuel.
  14. La petite nouveauté de la mise à jour de ce tableau est l’ajout d’un nouveau menu local qui permet de répartir la provenance du chiffre d’affaire. Cela peut-être intéressant si vous avez plusieurs casquettes dans votre activité.
  15. Le fait d’attribuer une provenance à chaque facture, son montant viendra s’ajouter par type d’activité
  16. Pour finalement donner un « camembert ». Ainsi, vous pourrez facilement voir ce qui vous rapporte le plus de revenus et ce qui vous en rapporte peu. En fin d’année, vous pourriez alors envisager des mesures correctives et peut-être décider de supprimer certains de vos services.

 

Le livre des recettes en téléchargement

Vous me direz que ces explications ne sont pas très claires… C’est sûr ! Cela est compliqué à expliquer, c’est pourquoi je vous propose de télécharger la template Numbers vierge (ainsi que la version EXCEL mais vous risquez d’être déçu.e car EXCEL ne gère pas les menus locaux) afin que vous puissiez vous en servir à votre guise… C’est par ici =>

 

Direction les Freebies pour obtenir les feuilles de calcul

 

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Comptabilité Freelances et Auto-Entrepreneurs : livre des recettes avec Numbers
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