Comptabilité Freelances et Auto-Entrepreneurs : livre des recettes avec Numbers

Mis à jour le 11/07/2019 | Publié le 04/01/2017 | 9 commentaires

Si vous êtes freelance / micro-entrepreneur / auto-entrepreneur, vous n’êtes pas sans savoir que vous avez des devoirs en terme de comptabilité. Même si ce statut ne nous oblige pas à faire appel à un comptable, il y a un minimum à faire : conserver et classer les devis et les factures mais aussi les retracer dans un LIVRE DES RECETTES.

En tant qu’indépendant, nous sommes donc dans l’obligation légale de tenir un Livre des Recettes.

Cette obligation n’est finalement pas idiote puisqu’elle permet de voir quelle facture a été payée, à quelle date et surtout de suivre la progression du chiffre d’affaires de mois en mois et d’année en année…

De plus, ce livre des recettes est très utile pour effectuer la déclaration trimestrielle ou mensuelle des cotisations auprès des organismes comme l’URSAFF.

Ce livre de recettes est obligatoire mais il peut-être tenu manuellement (à l’ancienne quoi : sur du papier, dans un classeur) ou informatiquement et c’est justement là le but de mon article : j’ai créé un fichier NUMBERS hyper efficace et presque ludique pour retracer son chiffre d’affaires et se sentir super motivé dans la croissance de son activité.

En fin de cet article, vous pourrez vous rendre vers ma bibliothèque de Freebies où vous pourrez télécharger le fichier Numbers prêt à l’emploi – MAJ Fév 2018 (+ la version EXCEL)

Qu’est-ce que Numbers ?

Numbers est un tableur vous permettant de créer des feuilles de calculs, souvent sous-estimé ou mal-aimé pour la simple et bonne raison qu’on à « tous » débuté sur PC et utilisé Excel… Mais voilà, quand vous passez à un environnement Apple, il faut s’y faire et apprivoiser Numbers…

Quels sont les avantages d’un livre des recettes sous Numbers ?

En effet, vous pourriez télécharger le document officiel proposé par le service public au format PDF… mais bonjour l’angoisse ! Ou bien, vous pouvez créer un tableau « intelligent » sous Numbers qui récapitule toutes les informations légales et obligatoires, à savoir :

  • le montant et l’origine des recettes,
  • le mode de règlement (chèque, espèces, virement etc…),
  • la référence des factures.

Les avantages de Numbers sont que l’on peut automatiser certaines actions très facilement et que l’on peut créer un « menu local » en un rien de temps. De ce fait, votre comptabilité deviendra un jeu d’enfant et très ludique.

Comment le livre de recettes au format Numbers fonctionne-t-il ?

Livre de recettes pour comptabilité AE - sous numbers

Vous pouvez tout à fait réaliser le même type de tableau sous Excel ou Numbers mais voici celui que je vous propose en téléchargement :

Le fichier est composé de 3 tableaux : le premier listant chaque encaissement, le deuxième récapitulant le CA trimestriel et le troisième représentant la répartition de votre chiffre d’affaires.

  1. Vous saisissez la date d’émission de votre facture (colonne A)
  2. Vous saisissez le libellé comme « client x » ou bien « création de logo » ou encore « maintenance site web » (colonne B)
  3. Vous saisissez le numéro de votre facture (colonne C)
  4. Vous saisissez le montant de votre facture (colonne D)
  5. Une fois que vous recevez votre paiement, vous sélectionnez le mode de règlement grâce au menu local qui se trouve dans les cellules appropriées (chèque / espèces / virement / non reçu) (colonne E). Par défaut, la cellule est positionnée sur « Non Reçu », ce qui équivaut à un « Montant CA Total » (colonne G) égal à zéro.
  6. Vous pouvez également saisir la date de règlement. (colonne F)
  7. La colonne G se remplira donc automatiquement dès que vous aurez choisi votre mode de règlement dans le menu local de la colonne E.
  8. Ensuite, ces montants s’additionneront dans le total du mois puis sera reporté dans le total trimestriel qui vous permettra d’effectuer votre déclaration URSAFF…
  9. Vous pourrez alors choisir votre taux de charge dans le menu déroulant (taux réduit / taux plein etc)
  10. Attention, en fonction de votre statut et de votre activité, ce taux peut changer, veillez à contrôler les cellules qui contiennent les formules.
  11. La colonne « CA NET » est à titre indicatif et soustrait vos charges de votre CA afin d’avoir un aperçu plus proche de ce que vous toucherez au final…
  12. Vous pouvez même saisir vos frais dans la colonne « Frais engendrés… » mais notez bien que cela ne sera jamais déductible (statut Micro/Auto), c’est juste à titre indicatif.
  13. La dernière colonne fait simplement état du revenu mensuel.
  14. La petite nouveauté de la mise à jour de ce tableau est l’ajout d’un nouveau menu local qui permet de répartir la provenance du chiffre d’affaire. Cela peut-être intéressant si vous avez plusieurs casquettes dans votre activité.
  15. Le fait d’attribuer une provenance à chaque facture, son montant viendra s’ajouter par type d’activité
  16. Pour finalement donner un « camembert ». Ainsi, vous pourrez facilement voir ce qui vous rapporte le plus de revenus et ce qui vous en rapporte peu. En fin d’année, vous pourriez alors envisager des mesures correctives et peut-être décider de supprimer certains de vos services.

Le livre des recettes en téléchargement

Vous me direz que ces explications ne sont pas très claires… C’est sûr ! Cela est compliqué à expliquer, c’est pourquoi je vous propose de télécharger la template Numbers vierge (ainsi que la version EXCEL mais il ne gère pas les menus locaux) afin que vous puissiez vous en servir à votre guise…

Livre de recettes pour micro-entrepreneurs

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9 Commentaires

  1. Hochon

    merci beaucoup, je vais tester

  2. laura

    Bonjour,

    votre article est très interessant, mais je ne trouve pa sale lien pour télécharger le fichier numbers ou excel , le lien n’est pas apparent, merci de m’aider 🙂

    Bonne journée

  3. La Webeuse

    Bonjour Laura, effectivement, le bouton n’apparaissait plus (bug). Je viens de mettre à jour l’article. Il vous suffit de cliquer sur le lien de la bibliothèque des freebies (bouton bleu), de vous inscrire et de télécharger librement tous les freebies qui vous intéressent. Bonne journée 😉

  4. Marc

    Bonjour,
    Un conseiller de la Chambre des Métiers, me soutient qu’un Livre des recettes doit être « non modifiable ». De ce fait, il faudrait utiliser des logiciels dédiés à cela (pour la plupart payants) ou écrire proprement chaque ligne à la main dans un cahier (et sans rature !). Excel et Numbers permettent-ils de verrouiller les écritures ? (Je n’ai pas pu tester votre fichier freebies sur Numbers car mon OS ne supporte pas la version téléchargeable sur AppStore 🙁
    Autre info, un Livre des recettes ne doit pas être classé par date de règlement (date ou l’argent est encaissé) mais par date d’émission de facture. Ce qui va à l’encontre de la déclaration URSAF ! qui tient compte de la date d’encaissement. Confirmez-vous toutes ces informations ?
    MERCI pour votre aide.

  5. La Webeuse

    Salut Marc, vos questions sont plutôt pointues mais légitimes… Si le conseiller insiste sur le fait que le fichier ne doit pas pouvoir être modifié, il a certainement raison. Il y a une loi assez récente qui contraint les entreprises à utiliser des logiciels qui vont dans ce sens. Ces logiciels ont une sorte de boite noire qui enregistre tous les mouvements. En micro, est-ce obligatoire de les utiliser ? Il en était question au moment de la sortie de cette « nouveauté » mais je ne pourrais pas vraiment répondre à cette question. Pour ma part, je continue d’utiliser mon bon vieux fichier Excel (enfin, Numbers) car la « vraie loi » dit que nous devons tenir un fichier de recette. Et oui, je n’enregistre la ligne que lorsqu’elle apparaît sur mon compte en banque. Ce serait de la folie de payer des charges sur de l’argent que l’on a pas encore touché. Par exemple, en 2018, une entreprise pour laquelle j’étais prestataire a fait faillite. Mes factures étaient d’un montant de 3500€. Je n’ai jamais touché cet argent, je ne l’ai donc jamais déclaré. Pourtant, la facture a bien été émise. Donc entre la théorie et la pratique, il y a un fossé. Pour ma part, je déclare le moindre centime encaissé et je dors tranquille. Si un client ne me paye pas, c’est un tout autre problème…

  6. Benoît

    Bonjour,
    Je confirme, sortant tout juste d’une journée de formation qui couvrait ces aspects, que nous sommes tenus d’utiliser des logiciels agréés pour fonctionner sur un système verrouillé. Apparemment on peut vérifier lesquels sont autorisés sur le site de l’URSSAF (pas encore vérifié où et comment), qui sont, bien sûr, des logiciels payants.
    Mais de l’aveu même de l’intervenant sur son propre compte, fonctionner avec un fichier Excel ou autre est possible tant qu’il n’y a pas de contrôle. Et s’il y a contrôle, nous avons 15 jours pour réunir les infos et documents demandés. Le cas échéant, on peut se coltiner le recopiage sur un cahier, ou sur tableaux vierges imprimés, des recettes de la période demandée.

    Pour ma part, j’apprécie bien votre proposition de tableau et vous en remercie. J’ai cependant des petites questions :
    Je ne vois pas comment modifier les intitulés de la répartition du CA, de même que les taux de charge. En gros, comment fait-on pour modifier le contenu des menus locaux et tous les intitulés du 3ème tableau ?

    En vous remerciant par avance pour votre temps et votre attention.

    Bien à vous,
    Benoît

  7. La Webeuse

    Salut Benoit. Merci pour ce retour. Vous utilisez la version Numbers ou Excel ? Car je crois que Excel ne gère pas les menus locaux. Ou du moins que les menus locaux de Numbers ne sont pas migrés sur Excel. Pour ma part, j’ai réalisé ce tableur sous Numbers et je l’est exporté pour Excel mais comme je n’ai pas ce logiciel, je n’ai jamais pu vérifier la qualité.

  8. Marc

    Bonsoir,
    Merci à vous deux pour vos réponses…
    En fait, il faut deux tableaux :
    – Le livre des recettes (obligatoire) avec classement par date des factures émises ;
    – Le livre « URSAF » (non obligatoire mais plus utile que le livre des recettes !) avec classement par encaissement… pour la déclaration.
    On est d’accord, on ne déclare pas le « Livre des recettes » (présenté tel qu’il est demandé par la loi) à l’URSAF…
    Pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué !!?
    Pour ma part, je vais faire le tableau version URSAF… et si contrôle… je sortirai mon jolie stylo plume… à l’ancienne !
    Longue vie à votre micro…

  9. La Webeuse

    Merci Marc pour ce reour,
    J’ai testé un outil sympa et gratuit : Habemoos. Bientôt un tuto à ce sujet… Cela peut être une solution intermédiaire et gratuite…

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