Créez vos devis dans Notion avec le block « Template Button » (modèle réutilisable)

Publié le 15/03/2021 | 0 commentaires

La fonctionnalité la plus intéressante de Notion est de pouvoir créer des templates réutilisables grâce au block Template Button. Cela permet de créer un modèle de page et de le réutiliser à l’infini en cliquant sur un simple bouton. Je vous explique comment faire dans ce tutoriel + vidéo.

À lire aussi : le guide détaillé pour débuter avec Notion et comment créer un site web avec Notion.

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1 – Qu’est-ce qu’une Template ?

Une template est un anglicisme pour définir un modèle réutilisable. C’est un mot souvent employé dans le web et dans l’écosystème de WordPress, notamment, où vous trouvez de nombreuses templates de mises en page (Divi, Elementor, etc.) prêtes à être utilisées et à recevoir vos contenus.

Pour Notion, c’est pareil, l’application propose déjà de nombreuses templates que vous pouvez utiliser.

Mais ce qui est intéressant, c’est que vous pouvez créer vos propres modèles, ceux dont vous avez besoin au quotidien dans votre activité ou votre vie personnelle, et de le répéter à l’infini.

2 – Dans quel cas utiliser le block Template Button ?

Vous avez besoin de créer vos propres templates Notion avec génération automatique dès lors que vous avez besoin de réutiliser le même modèle et de changer seulement quelques informations à l’intérieur.

Par exemple, au niveau business, vous pourriez créer des :

  • Templates de devis
  • Templates de facturation
  • Templates d’audit SEO
  • Templates de données de site (identifiants, mots de passe, URL de connexion, etc.)

Et au niveau personnel, vous pourriez créer des :

  • Templates de listes de course
  • Templates de menus de la semaine
  • Templates de fournitures scolaire
  • Templates de To-Do
  • Etc.

Les templates Notion dotées du block Template Button vous permettent alors de ne plus perdre de temps à saisir certaines données rébarbatives et cela améliore votre productivité.

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3 – Créer une template Notion répétitive en 3 étapes

Vous allez voir qu’il est très simple de créer ce type de template Notion

Étape 1 : créer le modèle de base

La première des choses à faire est de créer le modèle de base. L’astuce est de ne rien oublier sur ce modèle pour éviter de perdre du temps lors des prochaines utilisations.

Si on prend l’exemple de la création d’un template de devis, vous devrez penser à toutes les mentions dont vous avez besoin :

Template devis avec notion
Exemple de template de devis avec notion
  1. Ajoutez une nouvelle page dans votre tableau de bord Notion
  2. Utilisez le titre pour placer le numéro du devis
  3. Vos coordonnées : nom, prénom, nom de société, siret, n° de TVA (si besoin), adresse, e-mail, etc. En incluant cela dans votre modèle, vous n’aurez plus à saisir ces informations à l’avenir.
  4. Les coordonnées du client : laissez vide, car cette information changera tout le temps.
  5. La date d’émission du devis et la date de validité du devis : ces informations changeront à chaque fois.
  6. Le tableau listant vos prestations avec prix unitaire et totaux : ces informations seront amenées à changer, mais vous pouvez gagner du temps en listant quelques-unes.
  7. Faites un récapitulatif des montants totaux.
  8. Éventuellement, ajoutez la case « bon pour accord » qui sera signée par votre client.
  9. Et toutes les autres mentions dont vous auriez besoin.

Une fois que votre modèle est « parfait », vous pourrez l’utiliser comme template.

Étape 2 : créer la page du listing

La seconde étape est de créer la page qui listera tous vos documents, pour cet exemple, cette page listera tous les devis.

Créer une page pour les modèles Notion
Créer une page de listing
  1. Ajoutez une nouvelle page
  2. Nommez-la comme vous le souhaitez, par exemple « Tous mes devis »
  3. Ajoutez le block Template Button.

Étape 3 : paramétrer le block Template Button

Enfin, il vous restera à paramétrer le block Template Button de cette manière :

template notion 2
Nommer le bouton et supprimer le block To-Do
  1. Changez le nom du bouton, par exemple « créer un nouveau devis ».
  2. Ouvrez les options du block Template
  3. Supprimez le block To-Do
template notion 3
Faire glisser le modèle dans le Template Button
  1. Par glissé-déposé, déplacez votre modèle dans le block template, à la place de la To-Do.
  2. Patientez le temps de la génération.
  3. Cliquez sur Close pour terminer.
template notion 4
Cliquer sur le bouton pour générer un nouveau modèle
  1. Votre template Notion est prête, il suffit de cliquer sur le bouton + Créer un nouveau devis.
  2. Patientez durant la génération.
  3. Vos devis commencent à se succéder au sein de votre page « Tous mes devis ».
  4. Dans la barre latérale de gauche, vous pouvez retrouver la hiérarchie des pages et accéder directement au devis souhaité.

Génial, non ?

4 – Comment modifier un block Template Button ?

Toutefois, si vous êtes un peu tête de linotte comme moi et que vous avez oublié d’inclure des informations génériques au sein de votre modèle, vous pourrez modifier votre block Template Button :

modifier template notion
Modifier le bouton de génération de template

Cliquez sur la roue des réglages située à droite du block, jetez le modèle actuel puis importez le nouveau modèle corrigé. Vous répétez donc les actions 2, 3, 4, 5 et 6 de l’étape n°3 de ce tutoriel. Autant ne rien oublier 😂 !

5 – Dupliquer une template Notion créée par un autre utilisateur

L’autre bonne nouvelle est qu’il est possible d’utiliser des templates Notion créées par d’autres utilisateurs. Ce peut être des templates furetées sur le Web ou celles créées par vos collègues.

Dupliquer des templates Notion
Dupliquer des templates Notion

Il faudra alors être en possession d’une adresse URL (un lien), de l’ouvrir dans votre navigateur (Chrome ou Firefox) et de cliquer sur Duplicate. C’est tout ! Maintenant, votre tableau de bord Notion est doté de ce nouveau modèle.

6 – Partager vos templates avec d’autres utilisateurs

Et l’autre bonne nouvelle (encore ?) c’est que vous pouvez également faire profiter vos collègues des templates que vous avez créées. Et si vos templates sont super complexes, vous allez leur faire gagner un temps fou !

Partager une template Notion
Partagez vos templates Notion
  1. Une fois que votre modèle est parfait, cliquez sur Share.
  2. Activez l’option Allow duplicate as template
  3. Copiez le lien.

Ensuite, vous pouvez donner ce lien (par e-mail par exemple) à vos collègues, vos clients, etc. qui n’auront plus qu’à dupliquer cette template comme expliqué au chapitre précédent.

Attention, si vous n’activez pas l’option Allow duplicate as template, votre page sera consultable (grâce au lien partagé) mais non dupliquable.

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7 – Le tutoriel en vidéo

Retrouvez toutes ces explications dans ma vidéo :

8 – En conclusion

Notion est un outil NoCode qui offre de nombreuses fonctionnalités utiles au quotidien, mais la fonctionnalité de création et de partage de templates est l’une de celle qui vous fera gagner le plus de temps !

Je serai curieuse de savoir dans quel cadre vous utilisez des templates Notion avec bouton de génération (block Template Button), partagez vos idées en commentaires !

templates Notion
templates notion pin

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