Comment organiser son emploi du temps freelance ?

Gérer son emploi du temps freelance n’est pas toujours facile. On jongle souvent entre vie perso et vie pro et entre projets perso et projets clients. Sans oublier les petits imprévus du quotidien… Vous vous reconnaissez, là ?

Comment alors tenir ses deadlines et ne pas être frustré du manque de temps à accorder à ses propres projets, ceux qui nous motivent le plus ? Et tout ça sans partir en burn-out ou en sentiment de lassitude ?

J’ai connu ce genre de période, je suis passée par là, surtout au début de mon activité de freelance. Bien qu’au tout début, les projets clients ne se bousculaient pas trop à la porte…

Bizarrement, ces deux facettes de l’activité freelance accroissent de manière exponentielle et proportionnelle.

Ce que je veux dire par là, c’est qu’on a de plus en plus d’ambition pour notre business en même temps que notre « carnet de commande client » se remplit.

Mais les journées, quant à elles, feront inexorablement 24 heures…

5 conseils pour mieux gérer son emploi du temps freelance en 2019

Ça fait quoi ? Un an, deux ans ou même 3 ans que vous êtes devenu freelance ? Vous connaissez déjà les méthodes pour mieux s’organiser mais vous n’êtes encore pas assez pointilleux pour les appliquer tout le temps ? Voici quelques conseils pour ne plus vous sentir débordé en 2019 :

1 – Se vendre à la journée

Je crois que ça a été la clé de mon organisation interne.

À mes débuts, je vendais des missions, c’est à dire une sorte de forfait. Disons qu’on me demandait un devis, j’estimais le temps de réalisation, puis je proposais une sorte de package.

Je pensais que faire un devis à 1500€ pour une mission que j’estimais à 3 journées de travail revenait au même que faire un devis à 3×500€ la journée (par exemple).

Et bien non, il y a une grande différence !

Le premier cas, celui où l’on propose un tarif global, a sa part d’inconvénients :

• on a tendance à accepter plusieurs missions à la fois,
• on a du mal à calculer le temps de travail imparti pour ce projet uniquement (car on est sur plusieurs missions à la fois),
• on peut avoir du retard dans la livraison, ce qui n’est pas très pro,
• on peut déborder et finalement mettre 4 ou 5 jours pour réaliser ce que l’on avait estimé à 3.

Mais ce qui était le plus difficile à assumer était que si je passais plus de temps que prévu, je ne me sentais pas capable de dire au client que, finalement, il fallait payer 2500€ au lieu de 1500€ estimé au début dans le devis…

Bien évidement, ce n’est pas au client de payer les pots cassés…

Même si avec le temps, on apprend à mieux estimer la durée de ses missions, la méthode de se vendre à la journée est plus transparente et plus facile à accepter.

Ainsi, on peut dire au client qu’il faut prévoir 4 journées pour réaliser la mission et surtout, on peut facilement la programmer dans son emploi du temps.

Cet emploi du temps freelance, justement, passe obligatoirement par la tenue d’un agenda…

2 – Tenir un agenda

La bonne tenue d’un agenda freelance découle effectivement de la bonne estimation de vos missions.

Si vous vous vendez à la journée, comme on vient de le voir précédemment, il va être facile pour vous de caser des journées ça et là. Cet agenda va vous donner un recul sur plusieurs semaines voir même sur plusieurs mois.

Non seulement, vous pourrez facilement donner des dates précises à vos clients mais également, vous pourrez estimer votre chiffre d’affaires pour les mois à venir.

Tous types d’agenda fera l’affaire :

• le bon vieux agenda papier,
• Google Agenda,
• Calendrier de Mac
• etc…

La seule ligne directive est que cet agenda doit voit suivre partout, histoire de ne pas faire des erreurs dans la programmation de votre emploi du temps freelance.

Pour ma part, j’ai opté pour un agenda papier. C’est bizarre, étant donné que j’aime tout ce qui est numérique !

Mon agenda papier n’est pas très glamour. Mais avec mon code couleur, je visualise rapidement mon emploi du temps freelance. Je vous ai épargné les pages toutes gribouillées 😉 … Ne parlons pas non plus des stickers des WordCamps hi hi hi 😉

Pour une question pratique, j’ai choisi un agenda 18 mois. Ça existe oui ! Cela me permet d’avoir du recul et de programmer des formations plusieurs mois à l’avance.

Pour exemple, depuis le mois de septembre 2018, j’ai déjà certaines semaines qui sont réservées jusqu’en juillet 2019. Cela n’aurait pas été commode avec un agenda qui va de janvier à décembre…

À lire également : gagner en productivité en optimisant son temps de travail

3 – Savoir dire NON

La tenue de ce fameux agenda me permet à présent de dire NON. Étant donné que j’ai un recul plus visuel sur les semaine à venir, je peux refuser sereinement certains clients.

Disons, qu’au début de mon activité, il m’arrivait d’accepter « tout et n’importe quoi » car j’avais un peu peur de quoi serait fait demain. J’avais peur de ne pas générer assez de chiffre d’affaire pour tenir jusqu’à ma prochaine mission.

Le fait de se vendre à la journée et de tenir un emploi du temps va vous rendre serein.

Vous pourrez ainsi dire NON à certaines missions ou bien donner vos réelles disponibilités.

C’est ultra simple : si la mission nécessite 5 journées consécutives, vous ouvrez votre agenda et vous regardez quelle est la prochaine semaine où vous êtes libre 5 jours d’affilé.

Ainsi, vous pouvez dire à votre prospect : « je peux vous accorder la semaine du xx au xx ». Si votre prospect peut attendre, il attendra, sinon, vous pourrez l’envoyer vers un confrère.

On le sais tous : le client est ROI. Mais je dirais plutôt que le client est un ROI PRESSÉ ;-). À vous de lui expliquer qu’il n’est pas à 2 ou 3 semaines près…

4 – Augmenter ses tarifs ?

Ah ! La bonne vieille méthode de l’offre et de la demande.

Le printemps a été mauvais ? La récolte des cerises n’a jamais été aussi mauvaise ? Qu’à cela ne tienne ! Ma maigre récolte se monnayera 25€ par kilo… Le printemps a été clément, j’ai des cerises en abondance et il faut vite que je les vende avant qu’elles ne périssent ? Tant pis, je les vendrais à 5€ le kilo.

La voilà la méthode ancestrale ! Peut-elle fonctionner pour nous, freelance web ?

Je dirais que oui, dans une certaine mesure.

Car en effet, dans notre domaine, il n’y a pas vraiment de date de péremption. Si je ne vends pas de site web ou de formation ce mois-ci, mon ordinateur ne va pas s’autodétruire !

Que faire si j’ai plus de temps de libre ? J’ai alors deux solutions qui s’offrent à moi :

• accepter une mission en urgence, éventuellement pour un tarif légèrement en dessous de mon tarif habituel
• ou en profiter pour me consacrer à mes propres projets, ceux qui me font tant vibrer !

Et c’est là que l’augmentation de vos tarifs prend tout son sens.

Si vous êtes plus cher, vous éliminerez certains clients/projets qui ne méritent pas votre plein investissement.

Vous vous accorderez plus de temps pour développer votre site web, vos services, vos réseaux sociaux… en un mot votre business ! Vous prendrez le temps de semer des graines pour une future récolte.

Mais surtout, vous serez moins frustré et moins débordé ! Même si au final, vous avez gagné quelques euros en moins ce mois-ci. Le temps c’est de l’argent, certes, mais la santé, ça n’a pas de prix…

À lire aussi : comment fixer ses tarifs de freelance ?

5 – Faire des choix

Et pour finir, la gestion de votre emploi du temps freelance s’accompagnera de choix stratégiques. À un moment donné de votre activité, vous devrez vous poser les bonnes questions pour pouvoir faire les bons choix.

Ces choix peuvent être divers et variés :

• refuser une mission de 2 jours afin d’en accepter une autre de 5 par exemple,
• ne jamais accepter de demi-journée, car finalement, c’est la journée entière qui est gâchée,
• revoir certains objectifs à la baisse si besoin,
• se spécialiser totalement et n’accepter plus qu’un certain type de mission,
• etc…

En conclusion…

Ce qui est expliqué dans cet article est tiré de mon expérience personnelle mais libre à vous de trouver votre propre organisation.

Ça peut vous paraitre évident, vous travaillez peut-être déjà de cette manière depuis le début de votre activité… Mais ce n’est pas forcément clair pour tout les freelances débutants.

Ce qui est vraiment difficile lorsqu’on débute, c’est d’arriver à prendre du recul. On a souvent la tête dans le guidon. Puis on se réveille un jour et on se dit que c’était pourtant évident, qu’on le savait mais qu’on n’a pas vraiment fait ce qu’on aurait voulu/dû faire.

L’expérience s’acquiert au fil du temps.

Pour ma part, à chaque fin d’année je me dis que si j’avais su tout ce que j’ai appris ces 12 derniers mois dès le début de mon activité, j’aurais perdu moins de temps.

Et croyez-le, chaque année, je me fais cette même réflexion ! Ça prouve que l’on grandit, que l’on évolue…

PS : n’hésitez pas à laisser un petit commentaire, si vous avez quelques tips à nous partager sur la question de l’organisation en freelance…